Khi nhân sự mỏng, nhịp phục vụ dồn dập, khả năng kiểm soát quy trình gọi món và xử lý đơn hàng trở thành yếu tố quyết định việc quán vận hành trơn tru hay rơi vào quá tải.
Lượng khách tăng, áp lực vận hành tăng theo
Anh Nam, chủ một quán cà phê tại xã Nga Sơn, Thanh Hóa, cho biết: “Hai ngày mùng 2, mùng 3 Tết, lượng khách còn đông hơn cả cuối tuần cao điểm hoặc nhiều dịp lễ trong năm. Doanh thu tăng là điều dễ thấy, nhưng thách thức cho việc vận hành lớn hơn gấp nhiều lần.”
Khác với ngày thường, dịp Tết là thời điểm nhân sự mỏng nhất. Nhiều nhân viên nghỉ Tết hoặc chỉ làm theo ca luân phiên. Trong khi đó, yêu cầu phục vụ của khách lại cao hơn: nhanh hơn, chính xác hơn, ít sai sót hơn. Chỉ cần chậm vài phút ghi món, nhầm món, hoặc bỏ sót yêu cầu, trải nghiệm khách hàng có thể bị ảnh hưởng rõ rệt.
Áp lực này càng lớn trong bối cảnh tâm lý “đầu xuân suôn sẻ” của người Việt. Với nhiều khách hàng, một trải nghiệm không trọn vẹn trong những ngày đầu năm dễ để lại ấn tượng không tốt, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng quay lại quán sau Tết.
Thực tế cho thấy, điểm nghẽn lớn nhất trong vận hành dịp cao điểm Tết không nằm ở không gian hay chất lượng đồ uống, mà ở khả năng xử lý thông tin gọi món nhanh và chính xác khi lượng khách tăng gấp nhiều lần.
Khi công nghệ trở thành “trợ lực” mùa cao điểm
Trong điều kiện vận hành thông thường, không ít quán cà phê địa phương vẫn quen ghi món bằng giấy hoặc ghi nhớ trực tiếp. Tuy nhiên, khi quán đông kín bàn, cách làm thủ công nhanh chóng bộc lộ hạn chế: ghi nhầm món, thiếu topping, nhầm bàn, nhân viên phải di chuyển liên tục giữa bàn khách và quầy, còn chủ quán khó kiểm soát tổng thể luồng order trong từng khung giờ cao điểm.
Nhìn thấy rõ những “điểm nghẽn” này, nhiều chủ quán bắt đầu chủ động tìm đến các giải pháp công nghệ để giảm tải áp lực vận hành dịp Tết. Trong đó, menu điện tử tích hợp QR order trực tiếp tại bàn đang trở thành lựa chọn phổ biến.
Thay vì nhân viên phải ghi món tại từng bàn, khách hàng có thể chủ động gọi món thông qua menu điện tử. Thông tin gọi món được truyền trực tiếp về quầy và bộ phận pha chế theo thời gian thực, hạn chế tối đa sai sót và độ trễ trong phục vụ.
Chị Hạnh, chủ một quán trà sữa tại Hoa Lư, Ninh Bình, chia sẻ rằng việc sử dụng menu điện tử O2O của iPOS.vn giúp quán giảm rõ rệt tình trạng nhầm món, sót order trong giờ cao điểm. “Nhân viên đỡ áp lực ghi chép, di chuyển, còn mình thì kiểm soát được tình hình vận hành ngay cả khi quán đông kín khách”, chị cho biết.
Theo các chuyên gia trong ngành, việc ứng dụng công nghệ trong vận hành không còn là câu chuyện của các chuỗi lớn, mà đang trở thành nhu cầu thực tế của cả những quán cà phê, đồ uống địa phương. Đặc biệt trong dịp cao điểm như Tết, khi sai sót nhỏ có thể dẫn đến hệ quả lớn, một hệ thống vận hành ổn định đóng vai trò như “bộ giảm xóc” cho chủ quán.
Trong bối cảnh ngành F&B ngày càng cạnh tranh, trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành đang trở thành lợi thế sống còn. Và với nhiều quán cà phê địa phương, Tết không chỉ là mùa đông khách, mà còn là thời điểm rõ ràng nhất để nhìn lại cách mình đang vận hành thủ công hay đã sẵn sàng bước sang một cách làm bài bản, chủ động hơn trong năm tiếp theo.
