Năm 2023, anh Tuấn (32 tuổi, nhân viên kinh doanh, Hà Nội) quyết định đầu tư mở một quán ăn nhỏ sau nhiều năm tích lũy. Không trực tiếp tham gia vận hành, anh giao toàn bộ việc quản lý cho bạn thân – người mà anh tin tưởng tuyệt đối.
Theo anh Tuấn, ngay từ đầu, anh gần như không thiết lập bất kỳ quy trình kiểm soát nào. Từ thu chi hằng ngày, nhập nguyên liệu đến quản lý nhân sự và vận hành quán đều do người bạn đảm nhiệm. Anh chỉ nhận báo cáo sơ bộ qua lời nói, không có sổ sách đối chiếu hay hệ thống theo dõi cụ thể.
“Vì là bạn thân nên tôi nghĩ không cần quá chặt chẽ. Chỉ cần quán hoạt động ổn là được”, anh Tuấn nói.
Những tuần đầu, quán duy trì lượng khách ổn định. Tuy nhiên, sau khoảng hai tháng, anh bắt đầu nhận ra dấu hiệu bất thường khi doanh thu không tương xứng với lượng khách thực tế. Dù quán vẫn đông vào giờ cao điểm, số tiền thu về lại thấp hơn kỳ vọng.
Khi kiểm tra lại, anh phát hiện hàng loạt vấn đề trong vận hành. Quán không thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu hằng ngày, dẫn đến tình trạng thất thoát không rõ nguyên nhân. Việc phân quyền giữa quản lý và nhân viên cũng không rõ ràng, khiến việc vận hành thiếu kỷ luật.
Một số nhân viên tự ý thay đổi quy trình phục vụ, ghi chép thiếu minh bạch, trong khi quản lý không kiểm soát chặt chẽ. Chi phí nguyên liệu tăng dần theo thời gian nhưng không có báo cáo chi tiết để đối chiếu.
Đỉnh điểm là khi rà soát lại dòng tiền sau gần 4 tháng hoạt động, anh Tuấn nhận thấy khoản thất thoát lên tới hàng trăm triệu đồng. Những con số không khớp giữa doanh thu thực tế và báo cáo nội bộ buộc anh phải trực tiếp can thiệp.
Mâu thuẫn bắt đầu phát sinh khi anh yêu cầu minh bạch lại toàn bộ hoạt động. Từ chỗ là bạn bè thân thiết, hai bên dần mất niềm tin, tranh cãi về trách nhiệm và cách vận hành. Cuối cùng, người bạn rời đi, quán phải tạm dừng hoạt động để tái cơ cấu.
Niềm tin không thể thay thế hệ thống
Ông Trần Khánh Minh Sơn, chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn vận hành F&B, cho biết việc chủ quán giao toàn bộ quyền quản lý cho người quen là sai lầm khá phổ biến ở những người mới khởi nghiệp.
Theo chuyên gia, niềm tin cá nhân không thể thay thế cho hệ thống kiểm soát trong kinh doanh. Dù là người thân hay bạn bè, mọi hoạt động tài chính và vận hành đều cần được chuẩn hóa bằng quy trình rõ ràng.
“Không có kiểm soát đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang vận hành trong trạng thái rủi ro cao. Những thất thoát nhỏ ban đầu nếu không được phát hiện kịp thời có thể tích tụ thành khoản lỗ lớn”, vị này nhận định.
Trong mô hình F&B, việc kiểm kê hằng ngày, đối soát doanh thu – chi phí và phân quyền rõ ràng giữa các vị trí là yếu tố bắt buộc. Chủ quán cần có công cụ theo dõi độc lập thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo của một cá nhân.
Bên cạnh đó, các quy định về trách nhiệm, quyền hạn cũng cần được thiết lập ngay từ đầu, tránh tình trạng vận hành theo cảm tính. Khi xảy ra vấn đề, việc thiếu cơ sở dữ liệu và quy trình sẽ khiến mâu thuẫn cá nhân dễ phát sinh.
Chuyên gia khuyến nghị, trước khi giao quyền quản lý, chủ đầu tư cần đảm bảo ba yếu tố: có hệ thống kiểm soát tài chính rõ ràng, có quy trình vận hành tiêu chuẩn và có cơ chế giám sát độc lập.
“Kinh doanh không thể dựa vào niềm tin đơn thuần. Một hệ thống minh bạch và kiểm soát tốt không chỉ giúp bảo vệ tài chính mà còn giữ được các mối quan hệ”, chuyên gia nhấn mạnh.
